EXEMPLE FICTIF · Harbor Learning & Coaching · pas un vrai client
SYSTÈMERéponse rapide aux prospects
DÉCLENCHEUR Nouvelle demande par formulaire ou e-mail
ÉTAPE 1Clé d’idempotence sur e-mail + message → une soumission répétéeest ignorée ; aucune double réponse
ÉTAPE 2Même personne sous 14 jours → compléter le dossier, pas de seconde réponse
ÉTAPE 3Inscrire le prospect dans le tableau ou le CRM, avec source et date,avant toute intervention de l’IA pour ne pas perdre la demande
ÉTAPE 4L’IA confronte la demande à la base métier : adéquation, besoin, urgence
ÉTAPE 5L’IA rédige une réponse dans le ton de Harbor avec le lien de réservation
VALIDATIONAdéquation incertaine, question de prix, plainte ou sujet concernantun mineur → file humaine, responsable averti, aucun envoi
ÉTAPE 6Adéquation claire → le responsable valide sur son téléphone → envoidepuis la boîte de Harbor (envoi automatique uniquement après les tests convenus)
ÉTAPE 7Vérification chaque heure, pas après 24 heures d’attente : sans réservationni réponse 24 h après l’envoi → une relance dans le même fil, puis arrêt
ARRÊTToute réponse, « stop », désinscription, plainte ou série d’erreurs→ arrêt de l’automatisation pour ce prospect, responsable averti
JOURNALChaque exécution : données reçues, décision IA, message envoyé, validation
SIGNALDécompte quotidien des statuts au responsable ; absence de signal = alerte
CANAUXFormulaire et e-mail uniquement ici. Si des DM ou SMS sont ajoutés :DM Instagram uniquement dans la fenêtre de 24 heures de Meta ;SMS uniquement avec consentement enregistré
MESUREDélai de première réponse · demandes traitées · taux de réservation→ comparaison avec l’état initial mesuré avant le lancement
PROPRIÉTÉComptes, clés et données de Harbor. Rien sur mes comptes.